Política de Privacidad Ainval Seguros
AVISO DE PRIVACIDAD Y AUTORIZACIÓN EXPRESA PARA EL TRATAMIENTO
DE DATOS PERSONALES
El presente Aviso de Privacidad establece los términos y condiciones en virtud de los cuales y en cumplimiento de lo definido en la ley 1581 del 2012, el decreto reglamentario 1377 de 2013 y nuestra política de protección de datos personales, AINVAL SEGUROS LTDA, será el responsable del tratamiento de datos y, en tal virtud, podrá recolectar, almacenar y usar para las siguientes finalidades:
• Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
• Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
• Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
• Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por AINVAL SEGUROS LTDA.
• Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual AINVAL SEGUROS LTDA. tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo) para la ejecución de estas.
• Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o
confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
• Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de
noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
• Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados
de cuenta o facturas.
De acuerdo con lo anterior le informa que los datos personales que usted suministre y en virtud de las operaciones que solicite o celebre con AINVAL SEGUROS LTDA; serán tratados mediante el uso y el tratamiento de medidas de seguridad técnicas, físicas y administrativas a fin de impedir que terceros no autorizados accedan
a los mismos, lo anterior de conformidad a lo definido en la ley.
El responsable del tratamiento de sus datos personales es AINVAL SEGUROS LTDA domiciliada y ubicada en la CL 4A NO 1 46 CA 65 en la ciudad de Cajicá, quien los recogerá a través de sus diferentes canales transaccionales. Dichos datos serán Nombre, Apellidos, email, teléfono entre otros. Usted podrá ejercer los derechos que la ley prevé, siguiendo los procedimientos que AINVAL SEGUROS LTDA. le proporciona para tales efectos. Para dudas e inquietudes puede escribirnos al correo leida.morales@ainvalseguros.com.
Cualquier modificación al presente aviso será notificada a través de los medios que disponga AINVAL SEGUROS LTDA para este fin.
AINVAL SEGUROS LTDA NIT: 9 0 1 .7 7 1. 0 8 7- 6
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
1. OBJETIVO
Definir las políticas que se deberán aplicar de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y Decreto Reglamentario 1377
de 2013, conocida como Ley de Protección de Datos Personales en cada uno de los procedimientos relacionados respecto a la recopilación de información de los clientes, mediante diferentes métodos en AINVAL SEGUROS LTDA.
2. ALCANCE
La presente Política se aplicará al Tratamiento de Protección de datos y los principios y disposiciones
contenidos en esta Política, se aplicarán a las Bases de Datos que contengan información de carácter personal y que se encuentren bajo la custodia de AINVAL SEGUROS LTDA, bien sea en calidad de responsable y/o como encargado del tratamiento.
Todos los procesos organizacionales de AINVAL SEGUROS LTDA que involucren el Tratamiento de Datos Personales, deberán someterse a lo dispuesto en el presente documento.
3. DESTINATARIOS DE LA POLÍTICA
Esta Política está destinada a las siguientes personas:
• Representantes legales de AINVAL SEGUROS LTDA y accionistas.
• Empleados de AINVAL SEGUROS LTDA.
• Contratistas y terceros que obren en nombre de AINVAL SEGUROS LTDA o que presten sus servicios a ésta, bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual haya Tratamiento de Datos Personales.
• Las demás personas que establezca la ley.
4. DESARROLLO DE LA POLÍTICA
Los parámetros que regirán la presente política basados en la Ley 1581 de 2012 son:
• Incorpora a todas sus actuaciones el respeto por la protección de datos personales.
• Solicitará desde el ingreso del dato, autorización para el uso de la información que reciba, para las finalidades propias de su objeto de negocio.
• Respeta los principios establecidos en la ley y atenderá en sus actuaciones y manejo de información de datos personales las finalidades que se deriven de la recolección de estos.
• Implementará las estrategias y acciones necesarias para dar efectividad al derecho consagrado en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
• Dará a conocer a todos sus usuarios los derechos que se derivan de la protección de datos personales.
4.1 DERECHOS DE LOS TITULARES (Ley 1581 de 2012)
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado respecto del uso dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la SIC, revocar la autorización y/o solicitar la supresión de datos.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales.
4.2 ACCIONES
4.2.1. Adecuado tratamiento
A. Para el adecuado tratamiento y protección de datos personales, se revisarán y adecuarán temas jurídicos, tecnológicos y organizacionales.
B. Se desarrollarán las políticas particulares de tratamiento de datos personales, de acuerdo con la ley y sus reglamentos, lo que se definirá en el Manual de Protección de Datos Personales.
4.3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y ORGANIZACIÓN
La administración, como responsable y/o encargado del tratamiento de los datos, adoptará un manual interno de procedimientos para garantizar un adecuado cumplimiento de esta política y adicionalmente definirá los procesos de divulgación y capacitación de esta política. Así como se definirá la organización necesaria para el cumplimiento de esta política y se tendrá en cuenta la gestión integral del riesgo.
4.4 PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES (LEY 1581 DE 2012)
4.4.1 Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos.
El tratamiento de datos es una actividad que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
4.4.2. Principio de Finalidad.
El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
4.4.3. Principio de Libertad.
El tratamiento sólo puede ejercer con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4.4.4. Principio de Veracidad o Calidad.
La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se
prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
4.4.5. Principio de Transparencia.
En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, cualquier momento y sin restricciones, de información acerca de la existencia de datos que le concierne.
4.4.6. Principio de Acceso y Circulación Restringida.
El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, y de las disposiciones Constitucionales y legales. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrá estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la citada Ley.
4.4.7. Principio de Seguridad.
La información sujeta a Tratamiento el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se
refiere la Ley se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.,
4.4.8. Principios de confidencialidad.
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza
de públicos están obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley en los términos de esta.
5. VIGENCIA
La presente Política entra en vigencia a partir del 9 de noviembre de 2023. Los empleados y socios deberán
conocer esta Política y realizar todas las acciones para su cumplimiento, implementación y mantenimiento. La administración revisará para que cada nueva contratación de un nuevo empleado se exija la firma y aceptación de esta Política y esta se incorpore en todos los contratos laborales y acuerdos de diferente índole con empleados, proveedores, contratistas y demás personal que tenga interacción con la organización.
